Drei Plattformen, drei Abrechnungslogiken
Bei eBay und Etsy kommen Verkaufserlöse, Gebühren und Auszahlungen aus einer Hand: Die Plattform kassiert den Kaufpreis, behält ihre Gebühren ein und zahlt den Rest aus. Bei Shopify ist es anders: Der Shop selbst kostet ein monatliches Abo, die Zahlungen laufen über Shopify Payments oder andere Zahlungsanbieter wie PayPal, und jeder dieser Wege hat eigene Gebühren und eigene Auszahlungen.
Für die Buchhaltung heißt das: Gebühren müssen nach Art getrennt, dem richtigen Anbieter zugeordnet und mit dem Weg abgestimmt werden, auf dem sie bezahlt wurden.
| Plattform | Typische Gebühren | Wie sie bezahlt werden |
|---|---|---|
| eBay | Verkaufsprovision, Gebühr pro Bestellung, Angebots- und Zusatzgebühren, Anzeigen (Promoted Listings) | Meist aus den Verkaufserlösen einbehalten, monatliche Gebührenübersicht im Seller Hub |
| Etsy | Einstellgebühr, Transaktionsgebühr, Zahlungsabwicklungsgebühr, Etsy Ads und Offsite Ads, ggf. Umrechnungsgebühr | Mit dem Guthaben im Zahlungskonto verrechnet, monatliche Abrechnung |
| Shopify | Monatliches Abo, kostenpflichtige Apps, Versandetiketten, Gebühren von Shopify Payments | Abo und Apps per Rechnung, meist Kreditkarte; Payments-Gebühren aus der Auszahlung |
Grundregel: Gebühren nie mit den Erlösen verrechnen
Die Auszahlung einer Plattform ist eine Nettozahl. Erlöse werden mit dem vollen Verkaufspreis gebucht, Gebühren getrennt als Kosten. Nur so sehen Sie in Ihren Auswertungen, wie viel Umsatz Sie wirklich gemacht haben und was Sie die einzelne Plattform kostet. Wie bei Amazon führen wir dafür je Plattform ein eigenes Verrechnungskonto; mehr dazu im Beitrag Amazon-Abrechnung verbuchen.
Gebühren nach Art trennen
Sinnvoll ist eine Trennung, die Ihnen später etwas sagt. Wir unterscheiden mindestens:
- Verkaufsprovisionen und Transaktionsgebühren: die Kosten, die mit jedem Verkauf anfallen
- Zahlungsabwicklung: Gebühren für den Zahlungseingang, etwa bei Etsy oder Shopify Payments
- Werbung: Promoted Listings, Etsy Ads, Offsite Ads
- Laufende Kosten: Shopify-Abo, Apps, Einstellgebühren
- Versand: über die Plattform gekaufte Versandetiketten
Mit dieser Trennung zeigt Ihre BWA, ob die Werbung sich lohnt und welche Plattform im Verhältnis zum Umsatz am teuersten ist.
Die Rechnung ist der Beleg, die Abrechnung die Kontrolle
Die Plattformen stellen ihre Gebühren in der Regel auf eigenen Rechnungen oder monatlichen Übersichten aus. Diese Dokumente sind der Beleg für die Buchung. Die Abrechnungs- oder Transaktionsdaten zeigen dagegen, wann welcher Betrag tatsächlich einbehalten wurde. Beides muss zusammenpassen: Die Summe der einbehaltenen Gebühren eines Monats sollte der Gebührenrechnung entsprechen. Abweichungen entstehen etwa durch Gutschriften, erstattete Gebühren bei Rücksendungen oder Gebühren, die erst im Folgemonat abgerechnet werden.
Der Zahlungsweg entscheidet über die Gegenbuchung
Die Gebührenrechnung buchen wir auf den jeweiligen Anbieter als Kreditor. Das gilt auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner: Auch dort buchen wir über Kreditoren, weil sich die Plattformkonten so am einfachsten verfolgen lassen. Meist ist der Kreditor sofort ausgeglichen. Ist er es ausnahmsweise nicht, wird der offene Saldo zum Jahresende nach dem Zufluss- und Abflussprinzip berücksichtigt; die Abschlussbuchungen nimmt Ihr Steuerberater vor. Ausgeglichen wird sie so, wie Sie tatsächlich bezahlt haben:
- einbehalten aus den Verkaufserlösen: über das Verrechnungskonto der Plattform
- per Kreditkarte, zum Beispiel das Shopify-Abo: über das Kreditkartenkonto
- per Lastschrift oder Überweisung: über das Bankkonto
So bleibt der Kreditor nach jedem Monat ausgeglichen, und eine doppelt oder gar nicht bezahlte Rechnung fällt sofort auf.
Besonderheiten je Plattform
eBay
Rückzahlungen an Käufer und Zahlungsstreitfälle werden direkt mit späteren Auszahlungen verrechnet. Wir buchen sie als Erlösminderung beziehungsweise klären sie einzeln, damit das Verrechnungskonto stimmt.
Etsy
Etsy verrechnet Gebühren laufend mit dem Guthaben im Zahlungskonto. Reicht das Guthaben nicht, wird der Rest gesondert belastet. Verkaufen Sie in einer anderen Währung als der Ihres Zahlungskontos, können zusätzlich Umrechnungsgebühren anfallen, die wir ebenfalls getrennt buchen.
Shopify
Das Abo und kostenpflichtige Apps erscheinen auf der Shopify-Rechnung, die Gebühren von Shopify Payments dagegen in den Auszahlungsberichten. Läuft ein Teil der Zahlungen über PayPal oder andere Anbieter, hat jeder davon eigene Gebühren und eine eigene Auszahlung. Wir führen dafür jeweils ein eigenes Verrechnungskonto.
Häufige Fehler
- Nur die Auszahlung buchen und die Gebühren damit stillschweigend von den Erlösen abziehen.
- Alle Gebühren auf ein Sammelkonto buchen, ohne nach Werbung, Provision und Abo zu trennen.
- Die Gebührenrechnung zusätzlich als Bankzahlung buchen, obwohl der Betrag schon aus dem Guthaben einbehalten wurde.
- Das Shopify-Abo auf der Kreditkartenabrechnung übersehen, weil es nicht in der Shopify-Auszahlung steht.
Dieser Beitrag beschreibt die buchhalterische Abbildung und ersetzt keine steuerliche Beratung. Fragen zur umsatzsteuerlichen Behandlung der Gebühren klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. eBay, Etsy, Shopify und PayPal sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; 2K Buchhaltung ist kein Partner dieser Unternehmen.